ПДВ для ФОП в Україні 2026: коли обов'язково і як зареєструватися

Оборот перетнув мільйон — і ви вже не просто ФОП, а потенційний платник ПДВ. У багатьох підприємців саме тут починається головний біль: незрозуміло, коли саме треба реєструватися, що робити з накладними і як не отримати штраф у 10 200 грн за запізнення із заявою.

ПДВ для ФОП — це податок на додану вартість: ви нараховуєте його зверху до ціни товару або послуги, отримуєте від покупця, а потім перераховуєте до бюджету різницю між «вхідним» і «вихідним» ПДВ. Усе це регулює розділ V Податкового кодексу, адмініструє ДПС. Поріг обов’язкової реєстрації у 2026 році — 1 000 000 грн обороту за останні 12 календарних місяців. Ставки — 20% (стандарт) і 14% (пільга для окремих видів медичної техніки та сільськогосподарської продукції).

# ФОП яких груп зобов’язані платити ПДВ

ФОП 3-ї групи на ставці 3% єдиного податку — це єдина група, яка де-факто поєднує єдиний податок із ПДВ. Вони сплачують 3% доходу як єдиний податок і додатково нараховують ПДВ на кожну операцію.

ФОП 3-ї групи на ставці 5% — ПДВ не сплачують. Це їхня принципова відмінність від «трипроцентників». Але: якщо оборот перевищив 1 млн грн, їм доведеться або перейти на ставку 3% + ПДВ, або залишити спрощену систему й працювати на загальній, де ПДВ обов’язковий.

А от ФОП 1-ї та 2-ї груп єдиного податку — окрема історія. Вони взагалі не можуть бути платниками ПДВ. Податковий кодекс прямо забороняє це в пп. 291.5.3. Якщо бізнес виріс до рівня, де ПДВ неминучий, — треба змінювати групу або переходити на загальну систему.

# Поріг 1 млн грн: як рахувати і коли подавати заяву

Поріг рахується не за календарний рік, а за останні 12 календарних місяців — це принциповий момент, який більшість пропускає. Якщо січень 2025 — січень 2026 дали вам сумарно 1 050 000 грн — реєстрація обов’язкова, хоча формально «рік» ще не закінчився.

До розрахунку входять усі оподатковувані операції: продаж товарів, робіт, послуг. Не включаються операції, звільнені від ПДВ за ст. 197 ПКУ — наприклад, медпослуги ліцензованих установ, освітні послуги відповідно до переліку КМУ.

Заяву про реєстрацію треба подати не пізніше 10-го числа наступного місяця. Перетнули поріг у травні — заява до 10 червня. ДПС реєструє вас з 1-го числа місяця, наступного за місяцем подання. Тобто: заява в червні — платник з 1 липня.

І — чесно кажучи — це одна з тих пасток, у які потрапляють навіть досвідчені підприємці. Оборот зростає поступово, поріг проходять непомітно в середині місяця, а потім раптом виявляють, що запізнилися із заявою.

# Добровільна реєстрація платником ПДВ: коли це вигідно

Добровільна реєстрація можлива при будь-якому обороті — хоч 100 000 грн на рік. Навіщо? Перший сценарій: ваші клієнти — юрособи або ФОП-платники ПДВ. Вони хочуть «вхідний» ПДВ до податкового кредиту. Якщо ви не платник — ви їм нецікаві, вони йдуть до конкурентів.

Другий сценарій — ви закуповуєте дороге обладнання з ПДВ, і податковий кредит реально зменшує ваші зобов’язання. Наприклад, купили обладнання за 240 000 грн (40 000 — ПДВ). Цей ПДВ можна зарахувати в рахунок зобов’язань.

Але є й зворотній бік. Добровільна реєстрація — це щомісячна декларація, податкові накладні, ПДВ-рахунок у СЕА, додаткове адміністративне навантаження. Якщо ваші клієнти — фізособи, яким податковий кредит не потрібен, реєстрація просто збільшить вашу ціну на 20% або з’їсть маржу. Варто двічі подумати.

Якщо вас цікавлять стратегії оптимізації витрат бізнесу — почитайте наш матеріал про 12 способів заощадити гроші в бізнесі. Там є кілька нетривіальних підходів.

# Ставки ПДВ для ФОП у 2026 році: 20% і 14%

Стандартна ставка — 20%. Вона застосовується до переважної більшості операцій: продаж товарів, надання послуг, імпорт.

Ставка 14% — пільгова. Застосовується до постачання окремих видів медичної техніки згідно з переліком КМУ (Постанова № 569) та окремих видів сільськогосподарської продукції. Це не «знижка за бажанням» — потрібно, щоб ваш товар прямо потрапляв до затвердженого переліку. Перевірте код УКТ ЗЕД вашого товару, перш ніж застосовувати 14%.

Нульова ставка (0%) — для експортних операцій. ФОП, який працює з іноземними клієнтами та постачає товари за кордон, нараховує 0% ПДВ, але зберігає право на податковий кредит. Це вигідно: «вхідний» ПДВ повертається або зараховується.

# Як зареєструватися платником ПДВ покроково

Реєстрація проходить через ДПС — особисто, через Електронний кабінет платника або через нотаріально уповноваженого представника.

Крок 1. Підготуйте заяву за формою № 1-ПДВ. Завантажується з сайту ДПС або заповнюється безпосередньо в Електронному кабінеті (cabinet.tax.gov.ua). У заяві зазначаються: дані ФОП, підстава реєстрації (обов’язкова або добровільна), дата перевищення порогу.

Крок 2. Подайте заяву. Три варіанти:

• особисто до органу ДПС за місцем реєстрації ФОП;
• через Електронний кабінет із КЕП (кваліфікований електронний підпис);
• через Дію — якщо функція доступна у вашому регіоні.

Крок 3. Дочекайтеся рішення. ДПС зобов’язана розглянути заяву протягом 3 робочих днів. При добровільній реєстрації можуть запросити документи, що підтверджують діяльність. При обов’язковій — відмова майже неможлива, якщо документи в порядку.

Крок 4. Отримайте свідоцтво. З 2014 року паперове свідоцтво скасовано. Ваш статус платника ПДВ перевіряється через реєстр ДПС онлайн — за ІПН. Контрагенти саме так і перевіряють вас перед випискою накладних.

Крок 5. Відкрийте ПДВ-рахунок у СЕА. Система електронного адміністрування ПДВ автоматично відкриває рахунок у Казначействі. Але переконайтеся, що він активний — без цього ви не зможете реєструвати податкові накладні.

До речі, про реєстрацію бізнесу загалом — у нас є окремий матеріал про організацію бізнесу з нуля. Стане в пригоді тим, хто тільки відкриває ФОП.

# Податкові накладні: обов’язки ФОП-платника ПДВ

Кожен продаж — це податкова накладна. Точніше, кожна операція, за якою виникає податкове зобов’язання. Накладну треба зареєструвати в Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН) — це робиться через Електронний кабінет із КЕП.

Строк реєстрації: 15 календарних днів з дати складання накладної (для операцій першої половини місяця) або до останнього дня місяця (для операцій другої половини). Пропустили — штраф: 2% від суми ПДВ за накладною, якщо прострочення до 15 днів; 10% — від 15 до 30 днів; 20% — понад 30 днів.

І — це важливо зрозуміти з самого початку — покупець не зможе включити ПДВ до податкового кредиту, поки накладна не зареєстрована в ЄРПН. Ваше зволікання — це чужі збитки. Саме тому великі контрагенти стежать за статусом накладних дуже прискіпливо.

Але ось що багато хто випускає з уваги: не кожному покупцю потрібна накладна. Якщо покупець — фізособа (не ФОП, не юрособа), ви виписуєте накладну «на себе» — так звана накладна з типом причини «02». Вона теж реєструється в ЄРПН, просто покупець її не отримує.

# Звітність з ПДВ для ФОП: декларація, строки, штрафи

Декларація з ПДВ — щомісяця. Без варіантів, без квартальних періодів — тільки місяць. Строк подання: до 20-го числа місяця, наступного за звітним. За травень — до 20 червня.

Форма декларації — № 0110 (затверджена Наказом Міністерства фінансів). Подається виключно в електронному вигляді через Електронний кабінет. Паперова форма не приймається — це ще з 2017 року.

Разом із декларацією подаються додатки: Д1 (розрахунок коригувань), Д5 (розшифрування податкового кредиту) та інші — за потреби. Більшості ФОП вистачає базової декларації та Д5.

Штрафи за порушення:

Тим, хто тільки налагоджує фінансовий облік бізнесу — раджу розібратися з БДР і БДДС. Розуміння руху грошей допомагає уникнути касових розривів під час сплати ПДВ.

# ПДВ-рахунок у СЕА: як працює електронне адміністрування

СЕА — система електронного адміністрування ПДВ. Запроваджена у 2015 році та з того часу суттєво змінила логіку роботи з податком. Суть: у кожного платника ПДВ є спеціальний рахунок у Казначействі (електронний ПДВ-рахунок). Через нього проходять усі платежі з ПДВ.

Як це працює на практиці: ви зареєстрували податкову накладну на 20 000 грн ПДВ — система автоматично «блокує» на вашому ПДВ-рахунку ліміт для реєстрації накладної. Якщо грошей на рахунку недостатньо — зареєструвати накладну не вийде.

Поповнювати ПДВ-рахунок можна в будь-який момент зі звичайного поточного рахунку ФОП. Ключове правило: залишок на ПДВ-рахунку на дату сплати податку автоматично списується до бюджету. Залишок понад зобов’язання — лишається на рахунку або повертається за заявою.

А «вхідний» ПДВ (податковий кредит) працює як залік: якщо ви купили товар з ПДВ у зареєстрованого платника, отримали правильно оформлену накладну — цю суму вираховуєте зі своїх зобов’язань. Логіка проста: платите до бюджету тільки різницю між тим, що отримали від покупців, і тим, що вже заплатили постачальникам.

# Податковий кредит: що можна включити, а що ні

Податковий кредит — це суми ПДВ, які ви сплатили постачальникам і маєте право вирахувати зі своїх зобов’язань. Не будь-які витрати з ПДВ автоматично стають кредитом.

Включити до кредиту можна, якщо:

• операція пов’язана з господарською діяльністю ФОП;
• постачальник — зареєстрований платник ПДВ;
• податкова накладна зареєстрована в ЄРПН.

Не можна включити, якщо накладна не зареєстрована. Не можна — якщо товар куплено для некомерційного використання. І — поширена помилка — не можна включити ПДВ за товарами, використаними в операціях, звільнених від ПДВ.

Строк включення кредиту: 1095 днів з дати складання накладної. Це три роки — доволі комфортний період, щоб не втратити кредит через помилку в періоді.

Тим, хто займається B2B-продажами та працює з корпоративними клієнтами — почитайте наш розбір B2B-продажів. Там розглянуті нюанси роботи з юрособами, яким особливо важливий ваш статус платника ПДВ.

# Коли ФОП-платнику ПДВ вигідніше перейти на інший режим

Насправді статус платника ПДВ — не завжди благо. Коли він реально тягне бізнес донизу?

Сценарій 1: Ви працюєте з фізособами — роздрібний магазин, послуги населенню. ПДВ включається в ціну, покупці не отримують жодної вигоди від вашого статусу. Ви просто конкуруєте з неплатниками, у яких ціна на 20% нижча (або маржа вища).

Сценарій 2: У вас мало вхідного ПДВ (немає великих закупівель у платників ПДВ). Тобто податковий кредит мінімальний, а платити до бюджету доводиться майже повні 20% з виручки.

Сценарій 3: Адміністративне навантаження критично заважає роботі — щомісячні декларації, накладні, СЕА забирають час, який коштує дорожче за податкову економію.

Але: якщо оборот уже перетнув 1 млн грн — питання про «вихід» із ПДВ стоїть гостріше. Можна знизити оборот (реструктурувати бізнес), перейти на ФОП 3-ї групи на 5% з добровільною відмовою — якщо вдасться утримати оборот нижче порогу. Це окрема стратегія, яку краще обговорювати з податковим консультантом.

Розібралися з ПДВ — тепер варто поглянути ширше: які ще фінансові навички потрібні успішному керівнику бізнесу. Там є кілька пунктів, що безпосередньо пов’язані з податковим плануванням.

Підпишіться на Kompanion — ми розбираємо реальні кейси українського бізнесу, податкові зміни та фінансові інструменти без води та корпоративної мови. Наступний випуск — про банківську гарантію для тендерів: хто отримує, скільки коштує, які банки реально дають.